Pandemija koronavirusa svima je “utjerala strah u kosti”. A to posebice mogu osjećati oni koji se u kompanijama nalaze na rukovodećim pozicijama. U ova ekstremno stresna i neizvjesna vremena, odgovornost za desetke, možda i stotine ljudi koji se nalaze ispod nas za neke je rukovoditelje možda i najveći izazov s kojim su se susreli. Čak i ako ste dobar rukovoditelj, nije vam lako – to vam odmah priznajem. Ako ste pod stresom, brinete se ili imate stotinu pitanja – vaše reakcije su sasvim očekivane i “normalne”.
U ovoj situaciji koja nas je svih zatekla preko noći nema šalabahtera. Koronavirus je pojava s kojom se susrećemo po prvi put. I zbog toga nadolazeći period neizvjesnosti na kušnju će staviti sve naše sposobnosti, a posebice vještine kriznog komuniciranja i vođenja tima u organizacijama.
Da, pandemija će imati katastrofalne posljedice za poslovanje, te je gotovo pa nemoguće vidjeti svjetlo na kraju tunela. Međutim, ako smo “stalno u tom filmu” i kontinuirano razmišljamo o scenarijima poslovne (pa i osobne) propasti – ruku na srce, teško da će nas takvo stanje igdje dovesti. Posebice u ovom periodu kada se od rukovodećeg kadra se očekuje akcija više no ikad! U jednom od prijašnjih postova sam rekao, i reći ću opet – svaka kriza je prilika, koliko god se taj koncept iz ove pozicije činio nerealnim, da ne kažem suludim.
Stoga, evo nekoliko korisnih i praktičnih savjeta za rukovoditelje:
1. Redovita i jasna komunikacija
Komunikacija među članovima tima u ovom periodu važna je koliko i dezinfekcija ruku. Komunicirajte redovito, jasno, direktno i bez okolišanja – koji god kanal komunikacije koristili. Naime, kada ne komuniciramo, drugoj strani ostavljamo slobodan izbor da sama donese zaključke o nekoj temi. Nažalost, tada je puno veća vjerojatnost da se donese negativan ili kriv zaključak. A sad zamislite koliko negativan on može biti u ovom vremenu kolektivne panike.
S druge strane, redovita komunikacija ne samo da smanjuje vjerojatnost donošenja krivih zaključaka (pa posljedično i bespotrebnog potenciranja stresa), već i članovima našeg tima pokazujemo da smo prisutni i da nam je stalo. Brojni rukovoditelji će se zbog koronavirusa naći u situaciji kada jednostavno neće znati što im je činiti. Ali to ne znači da trebate skrivati glavu u pijesak. Naprotiv, već samim pokazivanjem da brinete oko poslovanja svojim ste djelatnicima poslali važnu poruku – bitno je samo otvoriti komunikacijske kanale.
Naravno da u vremenu rada od kuće ta aktivnost može biti otežana. Na sreću, tehnologija je tu! Citirat ću dio jednog svog prijašnjeg posta u kojem sam spomenuo nekolicinu korisnih aplikacija. Za upravljanje radnim zadacima tu su Asana, Basecamp, Trello i Freedcamp. Za učinkovito upravljanje vremenom isprobajte Harvest, RescueTime ili Toggl.
2. Iskrenost
Krizna razdoblja ne ostavljaju prostora za muljanje i “pretakanje iz šupljeg u prazno”. Budite iskreni, čak i prilikom komuniciranja neugodnih vijesti. Trebaju se rezati troškovi u kompaniji? Poslovanje se treba reorganizirati iz temelja? Otkazi su na pomolu? Onda tako i recite. Unatoč vašoj najboljoj namjeri, neke stvari će se ipak odviti van vaše kontrole. Pokazivanje iskrene brige prema poslovanju i djelatnicima bit će vaš najmudriji potez.
Kao ni humanitarnog rada, višak iskrene komunikacije neće škoditi. Najgora stvar koja se može raditi jest pretvarati se da je sve u redu. Zaposlenici znaju da to nije istina, i s takvim pristupom mi kao rukovoditelji ostavljamo vrlo negativan dojam na njih.
I zapamtite – u redu je priznati da nešto ne znamo.
3. Donošenje odluka
Uključivati djelatnike u proces decision makinga nikada nije loša ideja, a posebice u ovo vrijeme. Tim potezom mi kao rukovoditelji radimo dvostruku dobit: dobivamo korisne prijedloge za poboljšanje trenutnog stanja u timu ili organizaciji (kojih se osobno možda i ne bismo sjetili), a našim zaposlenicima istovremeno pokazujemo da su nam bitni i da ih cijenimo, što dugoročno poboljšava odnose – makar i na daljinu. U ovo stresno doba nitko ne bi trebao samostalno odlučivati, pa ni vi.
S obzirom na vašu rukovodeću poziciju, od vas će se i očekivati promptno reagiranje. Meni je osobno vrlo koristan uvid bio osvještavanje činjenice da djelatnici uvijek promatraju svoje nadređene, htjeli oni to ili ne, te bili oni toga svjesni ili ne – i od njih očekuju neku (re)akciju. Bolje je donijeti odluku, pa makar i pogrešnu, nego je uopće ne donijeti. Najgore je pustiti vremenu i vanjskim okolnostima da donesu odluku umjesto nas, jer oni gotovo pa uvijek donesu onu pogrešnu.
4. Davanje uputa
Način poslovanja se promijenio, i to drastično. I baš zbog toga vašim su djelatnicima potrebne jasne upute više nego ikad. Je li se nekom od vaših djelatnika promijenio opis posla? Kako se sada trebaju obavljati radni zadaci? Na koji je način posao organiziran? Kako se vrši koordinacija među djelatnicima? Mnogo je sada prilika za javljanje nesporazuma.
Ako vaši djelatnici rade od doma, već je to dovoljna promjena radne rutine koja zahtjeva dodatne upute i koordinaciju. Ako su i dalje na svojim radnim mjestima, recite im što je sada drugačije – počevši od higijenskih protokola.
5. Prisutnost
Ljudi se trebaju osjećati sigurno – kako u životu, tako i na svojim radnim mjestima. I ta je sigurnost jedna od univerzalnih ljudskih potreba. Rukovoditelji svojom komunikacijom i pristupom prema djelatnicima uvelike kreiraju taj osjećaj. Empatija i suosjećanje dva su glavna sastojka koja vam tu mogu biti od velike pomoći. A i humor nije za baciti.
Budite tu za svoje djelatnike, i odvojite malo vremena za njih. Ni njima, kao ni vama, nije lako. Pitajte ih kako se osjećaju, o čemu razmišljaju i što ih brine. Pa makar imali vrlo malo komunikacijskih ili psiholoških vještina, sama vaša spremnost na to da im postavite par pitanja i saslušate što imaju za reći učinit će puno. A kad pandemija koronavirusa prođe i stvari se vrate na staro, vaši zaposlenici sjetit će upravo toga kako ste se odnosili prema njima u doba neizvjesnosti. Jer oni voditelji koji se skrivaju kada su najpotrebniji – ni nisu pravi lideri.
6. Delegiranje
U ovom kaotičnom periodu vrlo je lako “skliznuti” u mikromenadžment, jer se želimo pobrinuti da svaki aspekt poslovanja i dalje funkcionira kako treba. Nedostatak delegiranja posebice može biti koban ako ste u velikoj kompaniji. Sada je možda najvažnije vrijeme da se okružite vašim najvjernijim suradnicima i njima delegirate, a oni će se pobrinuti za ostalo. Prisjetite se da ste (čak i u ovom periodu) samo ljudsko biće s ograničenom pažnjom, vremenom i resursima – ne možete i ne morate sve raditi sami.
7. Upravljanje sobom
Na kraju dana odvojite malo vremena samo za sebe. Kao i datoteke u vašem laptopu, “sortirajte” vaše misli i emocije. Napravite reviziju dana, te se pripremite za sutrašnji. Što je danas bilo dobro odrađeno? Na što sutra treba dodatno pripaziti? Psiholozi upozoravaju da je u ovom periodu izolacije vrlo lako pokleknuti duhom, makar smo i dalje u kontaktu s desecima ljudi. Upravo zbog toga jako je važno pronaći neku svrhu u svakom danu (ma koliko je ispočetka ne vidjeli) i strukturirati planirane aktivnosti za taj dan.
Autor: Sandro Kreljević, psiholog
Izvor: Mind Lab (mindlab.hr
